Accompagnement RH

RH et déménagement d'entrepriseAccompagnement RH pour un aménagement ou un déménagement d’entreprise

 

Dans le cadre du projet de déménagement ou réimplantation d’entreprise ?

Pourquoi faire intervenir son service RH ou faire appel à un cabinet conseil lors d’un aménagement ou déménagement d’entreprise ?

 

  • Un aménagement ou un déménagement représente un changement important pour une entreprise et peut être synonyme de stress ou de craintes pour un certain nombre de collaborateurs.
  • Ces appréhensions, si elles ne sont pas prises en compte par l’entreprise, peuvent avoir des conséquences néfastes sur plusieurs niveaux à la fois avant et après la mise en œuvre du projet :

 

Avant le projet :

  • Rébellions, voire grèves de la part de certains salariés entrainant une augmentation des délais et des coûts liés au projet.
  • Cela pouvant déboucher sur l’annulation pure et simple de l’implantation ou la réimplantation.

 

Après le projet :

  • Baisse de motivation de la part de certains salariés ou refus d’adhérer à d’autres projets pouvant avoir un impact sur la cohésion d’équipe et entraîner une perte de productivité, de chiffre d’affaires et dans certains cas la fermeture de l’entreprise.
  • C’est pourquoi un projet doit être anticipé et faire l’objet d’un plan de communication.
  • Outre les problématiques de gestion du personnel, un aménagement ou déménagement d’entreprise pourra nécessiter une mise à jour des fiches de poste ou le recrutement de nouveaux collaborateurs
  • L’ensemble de ces tâches peut être réalisée par le service Ressources Humaines de l’entreprise ou alors un cabinet conseil RH.

 

Comment communiquer en interne ?

  • Un projet d’aménagement ou de déménagement doit faire l’objet d’un plan de communication.
  • Celui-ci est souvent négligé par les entreprises alors qu’il est d’une importance capitale.
  • En effet, il ne faut pas que le projet ait l’air d’être imposé aux collaborateurs au risque de répercussion sur l’activité de l’entreprise.
  • Pour cela, il faut :
    • Au préalable, communiquer avec les représentants du personnel, syndicats ou les salariés les plus influents de la société.
    • Il est d’ailleurs obligatoire de consulter le CE (Comité d’Entreprise) et le CHSCT (Comité d’Hygiène de Sécurité et des Conditions de Travail) avant un aménagement ou un déménagement.

(Ces instances doivent être présentes toutes dans les entreprises de plus de 50 salariés)

 

Ce principe est clairement stipulé dans le code du travail :

Article L2323-1 :

Le CE est « consulté sur les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise, notamment sur les mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs, la durée du travail ou les conditions d’emploi, de travail et de formation professionnelle. »

Article L4612-8-1:

Le CHSCT  » est consulté avant toute décision d’aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail et, notamment, avant toute transformation importante des postes de travail découlant de la modification de l’outillage, d’un changement de produit ou de l’organisation du travail, avant toute modification des cadences et des normes de productivité liées ou non à la rémunération du travail. »

 

  • Ensuite, il est essentiel d’alerter l’ensemble des collaborateurs.
  • Il peut être pertinent de mettre en place des groupes de suivi du projet composés de membres du personnel représentatifs de l’ensemble des catégories de poste (cadre supérieur, cadre intermédiaire, employé,…) des services de l’entreprise.
  • Cela va permettre le transfert d’informations de la direction aux salariés et inversement.
  • La communication est importante, mais ce qui va faire adhérer les collaborateurs à un projet est surtout leur participation à ce dernier.

 

Quels éléments communiquer au personnel ?

  • Il faut d’abord identifier les risques psychosociaux du projet.
  • Cela est de la compétence de nombreux cabinets conseils RH.
  • Ensuite, il faut adapter la communication du projet selon ces risques.
  • A noter, qu’il est important de transmettre l’ensemble des éléments même ceux, souvent, sources de distorsions pour une totale transparence.
  • Les sujets les plus redoutés et où la communication est d’autant plus importante sont généralement les suivants :
    • Le passage de bureaux cloisonnés à un open space.
    • La distance entre les lieux d’habitation et les locaux professionnels
    • La possibilité d’exercer son activité en télé travail ou non
  • Pour les appréhender, il faut les relativiser et mettre en avant les avantages d’une relocalisation ou d’un aménagement.
  • Mettre en avant la proximité de moyens de transport, ou insister sur la lutte contre l’isolement au travail des salariés.

 

Quels moyens RH mettre en place pour permettre l’adhésion des collaborateurs ?

  • Comme dit précédemment, le plus important est d’impliquer l’ensemble des collaborateurs ou s’ils sont trop nombreux, les groupes de suivis composés de représentants du personnel et les syndicats dans le projet.
  • Pour cela, il est conseillé de faire participer ces parties prenantes à différentes activités.
  • Voici donc un exemple d’éléments pouvant être mis en place pour réussir un projet et le rendre plus fédérateur :
    • Organiser des visites de chantier
    • Mettre en place des boites à idées ou à question dans l’entreprise
    • Réutiliser certains mobiliers et équipements qui se trouvaient dans les anciens locaux sur le nouveau site (cela peut s’avérer rassurant pour les salariés)
    • Mettre en place des votes concernant un élément du projet qui concerne directement les salariés ( Par exemple sur le mobilier et l’organisation des salles de pause, salle de restauration, crèche d’entreprise,…)
    • Prévoir  des évènements de présentation du projet et un pot d’accueil dans les nouveaux locaux.
    • Création d’un intranet
    • Diffusions de photos
    • Présentation de plan et de maquette 3D

 

Les autres missions d’un service ou cabinet conseils RH :

  • Un déménagement ou un aménagement représente l’occasion pour une entreprise de mettre à jour ses fiches de poste et recruter de nouveaux collaborateurs.
  • Pour les fiches de poste :
    • Les cabinets conseils et services RH sont spécialisés dans la rédaction de ce type de document.
    • Dans le cadre du déménagement, il faudra mettre à jour les éléments concernant l’environnement de travail.
    • Il faudra également actualiser les missions effectuées et les compétences requises pour le poste si celles-ci se trouvent modifiées avec la nouvelle organisation.
    • Si de nouveaux postes sont créés, il faudra prévoir la rédaction de nouvelles fiches.

 

A ce sujet, ADICI vous propose des fiches de poste à télécharger.

Elles sont disponibles pour toutes les fonctions de l’entreprise.

Vous pourrez les trouver sur le site : http://fiche-de-poste.fr/

 

Pour le Recrutement :

Le cabinet conseil et le personnel RH sont compétents pour analyser les CV et réaliser les entretiens d’embauche des candidats, ceci afin de trouver les personnes idéales à chaque poste de travail.

 

Mise en œuvre

A prévoir avant l’aménagement ou le déménagement  :

  • Présentation au CE et au CHSCT
  • Faire répertorier par un cabinet conseil en RH les risques psychosociaux pouvant être causés par un aménagement ou un déménagement de l’entreprise
  • Etablir un plan de communication adapté à ces risques
  • Mettre en place des groupes de suivi composés de représentant des salariés de toutes les catégories de professions et de tous les services
  • Organiser des réunions avec les groupes de suivi et les syndicats tout au long du projet
  • Faire participer les salariés au projet : Visite de chantier, prise en de compte leurs avis dans la conception des locaux qui leur sont réservés
  • Réaliser la check-list exhaustive des sujets à prendre en compte en présence de tous les collaborateurs  http://www.groupe-adici.fr/budget/
  • Présenter les plans d’implantation ainsi que la maquette 3D : http://www.groupe-adici.fr/plan-3d/

 

A prendre en compte pendant l’aménagement ou le déménagement :

  • Mettre en place les dossiers des salariés sur leur poste de travail
  • Organiser un évènement pour l’inauguration des nouveaux locaux

 

A planifier après la mise en place :

  • Il peut être utile de réaliser une enquête de satisfaction des salariés pour prendre connaissance de leur adaptation dans les nouveaux locaux.
  • Mettre à jour les Fiches de poste

 

Liens avec d’autres thèmes ou d’autres articles du site :

Dans le même thème, vous pouvez consulter nos articles concernant les fiches de poste et la gestion des risques liés au déménagement :

Fiche de poste

Déménagement d’entreprise : gestion des risques

 

Vous souhaitez déménager ou réimplanter vos locaux ?

ADICI développe ses outils et ses méthodes  spécifiquement pour ces projets :

 

 

Normes, références et liens sites autres.

http://www.inrs.fr/risques/psychosociaux/ce-qu-il-faut-retenir.html

http://sante-et-travail.fr/prevenir-les-risques-lies-au-demenagement_fr_art_678_35174.html

https://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?cidTexte=LEGITEXT000006072050&idArticle=LEGIARTI000006901931

https://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?cidTexte=LEGITEXT000006072050&idArticle=LEGIARTI000017988169&dateTexte=&categorieLien=cid

 

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