Conservation des papiers et des archives

conservation des papiers
conservation des papiers

Quel est le délai de conservation  des papiers présents dans l’entreprise ?

Cela varie selon la nature de chaque élément.

Il s’agit de durées minimales pendant lesquelles l’entreprise doit les conserver.

Au cours de cette période, vous pouvez mener une action en fonction de vos  droits, demander un paiement relatif à ce document. Mais pour la conservation des documents, vous devez les conserver en prévision d’une action contre votre activité. Ces documents serviront de preuve, de justificatif, …

L’opération de désarchivage vécue ou à vivre prochainement, soulèvera des interrogations, vous imposera des choix, …

Cette opération de conservation des papiers résultera aussi bien d’un manque de place, que d’un déplacement de l’entreprise ou d’une partie de ses locaux.

 

Avant de réaliser cette opération de désarchivage, posez-vous ces quelques questions :

  • Quels sont les papiers à désarchiver ?
  • Combien de temps doit-on garder en archive tel ou tel élément ?
  • Peut-on détruire ces papiers qui sont à enlever des archives ?

Nous contacter : http://www.groupe-adici.fr/contact

 

 

Conservation des papiers : durée pour les documents des entreprises

(informations sont issues du site http://www.legifrance.gouv.fr)

Type de papiers à conserver

  • Garantie biens ou services : 2 ans (art. L.137-2 code de la consommation)
  • Contrats d’assurance : 2 ans à partir de la résiliation (art. L.114-1 code des assurances)
  • Déclaration en douane : 3 ans (art. 16 du règlement européen  n° 2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992)
  • Contrat ou convention commerciale : 5 ans (art. L.110-4 code de commerce)
  • Courriers commerciaux : 5 ans (art. L.110-4 code de commerce)
  • Documents bancaires : 5 ans (art. L.110-4 code de commerce)
  • Document de transport de marchandises : 5 ans (art. L.110-4 code de commerce)
  • Dépôt de brevet, marque, dessin et modèle : 5 ans à partir de la fin de la protection (art. 2224 code civil)
  • Dossier d’avocat : 5 ans à partir de la fin du mandat (art. 2225 code civil)
  • Vente Internet (à partir de 120 €) : 10 ans à la livraison (art. L.134-2 code de la consommation)
  • Achat ou vente d’immeubles, de fonciers : 30 ans (art. 2227 du code civil)

Conservation des papiers : pièce comptable

  • Documents comptables : journaux, grand livre, inventaire… : 10 ans à  la clôture de l’exercice (art. L.123-22 du code de commerce)
  • Justificatifs : bon de commande, de livraison, de réception, facture client et fournisseur… : 10 ans à la clôture de l’exercice (art. L.123-22 du code de commerce)

Conservation des papiers : Document fiscal

  • Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration à conserver pendant un délai de : 6 ans à partir de la dernière opération mentionnée (Par exemple, les éléments concernant les revenus de 2013, déclarés en 2014, doivent être conservés jusqu’à fin 2019).

Conservation des papiers : type d’impôt

  • Impôt sur le revenu et sur les sociétés : 6 ans (art. L.102 B livre des procédures fiscales)
  • Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel : 6 ans (art. L.102 B livre des procédures fiscales)
  • Impôts sur les sociétés pour l’ EIRL , des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) : 6 ans (art. L.102 B livre des procédures fiscales)
  • Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) : 6 ans (art. L.102 B du livre des procédures fiscales)
  • Cotisation foncière des entreprises (CFE) etCVAE : 6 ans (art. L.102 B livre des procédures fiscales)
  • Taxes sur le chiffre d’affaires ( TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) : 6 ans (art. L.102 B livre des procédures fiscales)

Attention : les délais sont portés à 10 ans, en cas d’activité occulte : fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite…

Conservation des papiers : document social (société commerciale)

  • Statuts de société, d’un GIE ou d’association : 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (art. 2224 du code civil)
  • Compte annuel : 10 ans à la date de clôture de l’exercice (art. L.123-22 du code de commerce)
  • Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) : 5 ans (art. 2224 du code civil)
  • Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration : 5 ans à partir de la fin de leur utilisation (art. 2224 du code civil)
  • Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes. 3 derniers exercices (art. L.225-117 code de commerce)

Conservation des papiers : gestion du personnel

  • Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) : 5 ans (art. L.3243-4 du code du travail)
  • Registre unique du personnel : 5 ans à partir du départ du salarié (art. R.1221-26 du code du travail)
  • Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite… : 5 ans (art. 2224 du code civil)
  • Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires : 3 ans (art. L.244-3 du code de la sécurité sociale et art. L.169 A du livre des procédures fiscales)
  • Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait : 3 ans (art. D.3171-16 du code du travail)
  • Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation : 1 an (art. D.3171-16 du code du travail)
  • Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail, vérification et contrôle du CHSCT : 5 ans (art. D.4711-3 du code du travail)
  • Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie : 5 ans (art. D.4711-3 du code du travail)

Références sur le site : http://www.legifrance.gouv.fr 

 

Conservation des papiers : délais pour les documents des particuliers

(informations sont issues du site http://www.legifrance.gouv.fr)

Conservation des papiers : assurance

  • Quittances, résiliation, règlement : Date du document + 2 ans   
  • Contrat : Durée du contrat + 2 ans
  • Relevé d’information automobile : Permanente  
  • Assurance vie : 10 ans (Ce délai s’applique au bénéficiaire de l’assurance dès qu’il a connaissance du contrat).
  • Dommages corporels : 10 ans

Conservation des papiers : véhicule

  • Amende forfaitaire : 1 an
  • Factures (achat, réparation…) : Durée de conservation du véhicule + 2 ans en cas de revente (vice caché)
  • Examen du permis de conduire : 4 mois + jusqu’à réception du permis

Conservation des papiers : banque

  • Chèques à encaisser : 1 an et 8 jours (Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due).
  • Contrat de prêt et justificatifs : 2 ans (à compter de la dernière échéance)
  • Relevés de compte, talons de chèque : 5 ans (Un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 18 mois).

Conservation des papiers : famille

  • Actes d’état civil : permanente (Certaines procédures nécessitent un acte d’état civil récent).
  • Versement d’allocations familiales : 3 ans (Délai de reprise en cas de trop versé – 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration. L’allocataire a 2 ans pour agir en paiement de ses prestations).
  • Jugement de divorce, adoption :  permanente (en cas de perte, une copie est fournie par le tribunal).
  • Acte de reconnaissance d’un enfant : permanente (La mairie peut en délivrer une copie).
  • Contrat de mariage : permanente (En cas de perte du contrat de mariage, s’adresser au notaire qui l’a établi).
  • Livret de famille : Permanente (En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie).

Conservation des papiers : logement

  • Factures d’électricité et de gaz : 5 ans (Délai pour contester une facture – Le fournisseur a 2 ans pour agir en paiement contre un abonné).
  • Factures d’eau : 5 ans (Délai pour contester une facture).
  • Pour agir en paiement contre un abonné, le fournisseur a :
    • 4 ans (fournisseur public),
    • 2 ans (fournisseur privé).
  • Factures de téléphonie et internet : 1 an
  • Preuve de restitution de matériel : 2 ans (à compter de la restitution)
  • Factures des travaux : 10 ans ou 2 ans (selon la nature des travaux)
  • Gros-œuvre : 10 ans
  • Petits travaux (fenêtres par exemple) : 2 ans
  • Certificats de ramonage: Durée d’occupation du logement + 1 an
  • Attestations d’entretien des chaudières : Durée d’occupation du logement + 2 ans
  • Titre de propriété : Permanente
  • Paiement des charges de copropriété, correspondances avec le syndic , procès verbaux des assemblées générales de copropriété… :  10 ans
  • Contrat de location, état des lieux, quittances de loyer : durée de la location + 3 ans (Ces délais s’appliquent aux logements loués comme résidence principale – vides ou meublés).
  • Courrier de révision de loyer : Durée de la location + 1 an (Ce délai s’applique aux logements loués à titre de résidence principale – vides ou meublés).
  • Inventaire du mobilier pour les locations meublées : durée de la location (Jusqu’à la restitution de l’éventuel dépôt de garantie)
  • Échéance APL : 2 ans

Conservation des papiers : impôts et taxes

  • Déclarations de revenus et imposition sur le revenu : 3 ans à compter de l’année qui suit l’année d’imposition (exemple : déclaration 2009 à conserver jusqu’à la fin 2012)
  • Impôts locaux (taxe foncière, taxe d’habitation) 1 an – 3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement

Conservation des papiers : travail

  • Bulletins de salaire, contrat de travail, certificats de travail : jusqu’à la liquidation de la retraite (3 ans pour réclamer un arriéré de salaire).
  • Attestation assedic ou pôle emploi : Jusqu’à obtention de l’allocation chômage (Ce document peut servir pour le calcul des retraites).
  • Reçu pour solde de tout compte : 6 mois à compter de la signature du salarié (3 ans à défaut de signature)
  • Échéances allocations chômage : 3 ans (Délai en cas de trop perçu – 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration. Document à garder pour le calcul des retraites).
  • Titres de paiement de la pension de retraite : permanente (Documents utiles pour le calcul des droits à la pension de réversion)

Conservation des papiers : santé

  • Remboursements d’assurance maladie et maternité : 2 ans (Délai en cas de trop perçu – 5 ans en cas de fraude ou  fausse déclaration)
  • Carte de mutuelle, demande de remboursement … : Variable selon l’organisme
  • Ordonnances : 1 an minimum
  • Délivrance de lunettes : 3 ans (personne de plus de 16 ans)
  • Délivrance d’audioprothèses : pas de délai
  • Preuves du versement d’indemnités journalières : Jusqu’à liquidation des droits à la retraite
  • Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé : permanente (Carnet de santé d’un enfant à conserver au moins jusqu’à sa majorité)
  • Certificats, examens médicaux, radiographies : Permanente (Documents utiles en cas de rechute ou d’aggravation de l’état de santé – les dossiers médicaux sont gardés 20 ans à compter de la date de dernier contact entre le centre hospitalier et le patient)

Conservation des papiers : docuements d’une personne décédée

  • Les délais de conservation des documents s’appliquent après le décès du défunt car certains documents  peuvent prouver des dettes, des créances à inclure à la succession.
  • Le versement de prestations sociales peuvent faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à compter du décès.

 

Conservation des papiers – Références sur le site : http://www.legifrance.gouv.fr

 

Sanctions encourues si non conservation des documents :

Des documents mal tenus ne peuvent servir de preuve.

Faux et usage de faux : pour une personne physique : 3 ans de prison et 45 000 euros d’amende.  Pour une personne morale : 225 000 euros d’amende. (Plus si mesures complémentaires)

Si une écriture est sciemment non enregistrée dans le livre-journal ou si elle est fausse ou inexacte : amende de 37 500 euros et 5 années d’emprisonnement.

Destruction volontaire de pièces comptables: 3 ans de prison plus une amende de 45 000 euros.

 

Conservation des papiers : ces opérations de désarchivage sont proposées par des sociétés spécialisées, qui sont à même d’intervenir partout en France. Les papiers et documents ainsi récupérés sont triés, éventuellement détruits et recyclés pour refabriquer du papier, des cartons, …

Exemple de professionnel du désarchivage : www.elise.com.fr (25 sites répartis partout en France)

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