Les démarches à effectuer avant un déménagement d’entreprise :

Business bureauLes formalités lors d’un déménagement d’entreprise

Déménager une entreprises c’est un travail en soi : Gérer des prestataires, s’assurer de la continuité d’activité, de l’implication des équipes et de tous les imprévus qui vont -forcément- arriver . En plus de cette longue liste viennent s’ajouter des démarches administratives qui vont vous donner des contraintes temporelles importantes, voici, pour vous aider, un résumé de ce qu’il ne faut pas oublier :

1. Démarche déménagement – Si vous louez, prévenez le propriétaire des locaux de votre départ imminent

Fixez avec lui la date de résiliation du bail et de l’état des lieux, c’est votre deadline ! Une résiliation de bail anticipé est possible et peut être négocié de gré à gré monnayant en général d’une indemnité pour le préjudice subis par le bailleur.

En savoir plus dans cet article de l’express

2. Démarche déménagement – Résiliez / ouvrir des contrats :

Reprenez vos contrats un à un pour être sur des délais et vous assurer que tout sera en place lors de la reprise d’activité :

  • Électricité et Gaz
  • Service des Eaux
  • Suivi de courrier
  • Téléphone fixes et portables, fax
  • Fournisseur Internet

3. Démarche déménagement – Communiquez votre nouvelle adresse à tous les acteurs concernés:

  • Centre des Impôts
  • Caisses sociales
  • Assurance (locaux et véhicules de sociétés)
  • Banque
  • Clients
  • Fournisseurs
  • Partenaires

4. Démarche déménagement – Changez de domiciliation

La domiciliation de l’entreprise correspond à son adresse administrative (siège social) et doit être déclarée au centre de formalités des entreprises. Ils vous demanderons :

  • Formulaires M2 signé en 3 exemplaires
  • 2 copies des statuts à jour certifiées conformes
  • 2 exemplaires de la décision d’assemblée générale extra-ordinaire (AGE) certifiés conformes
  • 1 copie du journal d’annonce légale ou attestation du dépôt de l’annonce légale
  • 1 justificatif de la prise en mains des locaux (facture)
  • 1 attestation de domiciliation (personnes morales), dans laquelle on précise qu’on a le droit (provisoirement, ou définitivement) d’installer le siège social de la société chez soi (et s’engager à ne pas recevoir de clientèle, ni à entreposer des marchandises)
  • 1 chèque d’un montant variable selon la situation (89.54€ par exemple si le transfert du siège est au sein de la même circonscription, dans un nouvel établissement, que l’établissement de départ est supprimé et que la société est gérée par son associé unique)
  • Deux procès-verbaux de l’assemblé général décidant du déménagement en guise de justificatif au CCI
  • La preuve de passage d’une annonce légale, (si vous ne dépendez plus du même registre des commerces et des sociétés)

Pour le savoir, l’INSEE permet de connaitre le RCS compétent par commune.

5. Démarche déménagement – Mettez votre communication à jour

Voici un investissement à prendre en compte, l’évolution de vos supports commerciaux :

  • Site Internet
  • Documents commerciaux (Brochures, plaquettes…)
  • Abonnements divers (journaux, magazines…)
  • Cartes de visites

6. Démarche déménagement – Veillez à bien respecter le cadre juridique :

Comme pour un déménagement de particulier, le transfert d’entreprise est soumis au régime du contrat de transport.  Une déclaration de valeur des biens doit être faite. Pour en savoir plus, consultez notre article sur les contrats de transports

Si la société à plus de 50 salariés, il est aussi indispensable de prévenir le CE et le CHSCT du projet de déménagement. Ne pas le faire, serait considéré comme une faute. Les représentants du personnel doivent impérativement participer au projet de déménagement.

Vous voilà briefé ! Chaque action implique des contraintes temporelles et il va falloir maintenant prioriser toutes ces actions !

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