Aménagement, déménagement d'entreprise

Un déménagement est coûteux pour les entreprises (voir notre article sur le coût d’un déménagement) . Transfert de siège social, d’archives, de matériel industriel ou contenant des données sensibles, les sociétés doivent pouvoir décrypter les contrats d’assurance pour parer à toute éventualité en cas de dégradation des biens. Voilà de quoi vous éclairer.

Assurance et déménagement

Bien assurer son déménagement d’entreprise est un sujet délicat et décrypter les contrats d’assurance est souvent un casse-tête. D’une manière générale, les entreprises de déménagement ont l’obligation légale d’intégrer dans leurs conditions générales de vente une assurance des marchandises transportées, avec un forfait par unité ou m³ déménagé. C’est ce que l’on appelle la responsabilité contractuelle du prestataire. Ainsi, pour donner un ordre d’idée, les sociétés de transport incluent une garantie pour le matériel et les machines d’un montant d’environ 8000 euros maximum par unité confiée (fluctue selon les prestataires). Il est parfois calculé au kilo (kilo par machine avec un plafond).

Pour le mobilier de bureau, les documents et les archives, le déménageur n’est tenu d’assurer vos biens que dans la limite de 230 à 305 € par m3, ce qui ne représente pas grand-chose si un écran informatique est cassé par exemple. Il est donc nécessaire de faire appel à des assurances spécialisées.

“Si une entreprise déménage des serveurs informatiques coûteux par exemple, nous lui conseillons de souscrire une garantie dommage.” Kévin Manchon (Demepool)

Les garanties Ad Valorem

Cette garantie dommage sur valeur déclarée («ad valorem») permet de déplafonner les montants indiqués dans les CGV de l’entreprise de déménagement. Elle varie en fonction de la valeur déclarée par l’entreprise ayant recours au prestataire.

Les entreprises doivent bien déclarer leurs biens car, en cas de dommages, elles seront remboursées sur la valeur déclarée.  Ainsi, en cas d’erreur dans la déclaration, si la valeur des biens estimée est supérieure à celle déclarée, un expert sera requis et, dans le cas inverse, l’entreprise cliente y perdra, car elle ne sera remboursée que sur le montant déclaré.

Ainsi, les biens évalués le sont en fonction de leur vétusté et leur décote influe sur le taux de remboursement. La souscription à cette garantie dommage est proposée pour un supplément tarifaire variable. A titre d’exemple, il oscille entre 0,2 et 0,5 % selon le montant total des biens déclarés chez Demepool. De son côté, la société Euroflash fixe une prime au cas par cas.

Lisez entre les lignes

Les conditions générales de vente ne font pas mention des dommages corporels, matériels et immatériels causés aux tiers (comme un ascenseur détérioré pendant le déménagement, une cage d’escalier endommagée, etc.). Pour couvrir les risques non stipulés dans les conditions générales de vente, les transporteurs, dans leur vaste majorité, font appel à une compagnie d’assurance qui leur fournit une attestation d’assurance en responsabilité civile entreprise, intégrant le montant des capitaux garantis (contrat de première ligne). Elle est annexée à leur devis ou contrat. Dans ce genre de contrat, le dédommagement en cas de sinistre peut aller jusqu’à plusieurs millions d’euros.

Les sociétés doivent donc se montrer vigilantes et vérifier dans leur contrat  qu’il est mentionné que l’entreprise de déménagement s’est elle-même assurée auprès d’une compagnie d’assurance.

Enfin, comme pour la garantie Ad Valorem, il est possible de déplafonner le montant des dommages corporels, matériels et immatériels causés aux tiers. Dans ce cas, l’entreprise de déménagement traite alors au cas par cas avec son ou ses assureurs les demandes de dépassement.

Ce contrat, dit de deuxième ligne, intervient après épuisement des capitaux assurés par les contrats de première ligne. Il est recommandé par exemple pour des transferts industriels. Ce déplafonnement peut grimper jusqu’à 3 millions d’euros, voire 4,5 millions d’euros chez certains prestataires. Un montant suffisamment important pour prendre le temps de lire entre les lignes de ces contrats d’assurance.

«Les assureurs des entreprises de déménagement proposeront facilement une couverture d’assurance dommages pour des opérations de déménagements administratifs, mais seront plus frileux pour des déménagements industriels», énonce Soumia Achfaa (AFDE).

En général, les assureurs des entreprises de déménagement ne souhaitent pas s’intéresser à une couverture d’assurance dommages avec extension «perte d’exploitation» (article «déclaration d’intérêt spécial à la livraison» des CGV).

Il est recommandé aux entreprises de négocier avec leurs assureurs une couverture d’assurance spécifique en cas d’enjeu financier important et de déclaration d’intérêt spécial. Dans ce cas, l’engagement de l’entreprise de déménagement se limite à sa responsabilité avec application des limitations.

Le jour du déménagement

Il convient, le jour J + 1 (dès l’arrivée du personnel déménagé) d’établir une fiche qualité afin de pouvoir déclarer les dommages aux assurances dans un délai de 72 heures et de porter un jugement qualité sur l’opération du transfert. Ce délai est très rapide, il est alors primordial de bien suivre cette opération de contrôle et de relancer les employés devant remplir les fiches.

Pour finir, les lettres de voiture (document signé par le client au déménageur attestant de la fin de la mission de déménagement) ne doivent jamais être signées sans les réserves d’usage pour pallier à toute éventualité.

L’assurance est bien sûr pris en compte dans votre check-list de déménagement .

bon déménagement !

Sources : decision-achat.fr