Démarches déménagement d’entreprise
Tout projet demande une démarche claire et précise, afin d’organiser au mieux toutes les composantes du projet.
Les déménagements d’entreprises ne dérogent pas à la règle.
Voici un résumé, en 6 points, de la démarche optimale conçue par les ingénieurs de Moving Space pour gérer votre déménagement d’entreprise.
1 . Démarches déménagement : Check-list
Avant toute chose, il est nécessaire de faire une Check-List pour prendre la mesure du projet dans lequel vous vous engagez.
Elle vous permettra de cadrer votre projet et de ne rien oublier. C’est essentiel pour combattre et repousser l’ennemi principal du déménagement : L’IMPREVU !
La check-list est l’occasion de reccueillir l’ensemble des besoins de l’entreprise. Tout prendre en compte est indispensabe pour choisir un local, pour travailler et valider le plan d’implantation.
La check-list est, régulérement, mise à jour avec les évolutions du projet. Il existe maintenant des outils pour réaliser une check-list complète en 15 minutes.
Astuce : Check-list en ligne
2. Démarches déménagement : plan d’action
De votre check-list va découler le Plan d’Action. Une fois, tous les thème listés, il faut indiquer, pour chaque thème, les actions à réaliser.
Elles sont variées et dépendent du sujet abordé (Consulter et obtenir des devis, se renseigner sur les démarches administratives, faire participer les équipes, valider la faisabilité du sujet, etc…)
Avec le plan d’action, chacun sait ce qu’il doit faire et le chef de projet possède une vision globale du projet.
Astuce : Conseils et plan d’action personnalisés
3. Démarches déménagement : budget
Vous lanceriez un nouveau produit ou service sans en connaître le coût de revient ? Certainement pas !
Un projet de déménagement est souvent plus couteux qu’on ne le pense initialement, et n’inclut pas que le seul prix du déménageur (voir notre article “le vrai coût d’un déménagement“). Il est important de dresser un budget précis du projet où toutes les dépenses sont prises en compte (Déménageur, aménagements, mobiliers, alarme, etc…), mais aussi les coûts internes (Les réunions, l’étude, la préparation, l’impact sur l’exploitation, etc…). Un budget permet la priorisation et l’arbitrage des dépenses, sans que cela ne pénalise le projet.
Toutes ces dépenses sont difficiles à évaluer. La recherche d’informations chiffrées est chronophage. Certains coûts sont systématiquement oubliés. Tout cela conduit à des dépassements importants du budget.
Pour éviter le piège du budget mal maitrisé, il est maintenant possible de faire cette estimation et le suivi en ligne simplement !
Astuce : Budget complet et personnalisé
4. Démarches déménagement : planning
Une fois toutes les actions identifiées, le budget établi, il est, maintenant possible de les positionner dans le temps, de façon optimale, pour assurer la date fixée du déménagement, sa durée et surtout celle du redémarrage de l’activité.
Le planning est établi avec toutes vos contraintes de délais : fournisseurs, construction, aménagements, fin de bail, etc… Le planning existe pour gérer au mieux votre temps, celui de vos équipes, pour que la gestion du projet ne vienne pas pénaliser l’activité normale de l’entreprise.
Vos clients sont trop importants pour votre entreprise, qu’il est hors de question de les pénaliser avec le transfert. Avec les éléments précédents (la check-list, le plan d’implantation, le plan d’action et le budget), le planning contribue à l’anticipation et à la préparation du projet en apportant la complète maîtrise des contraintes temporelles.
Astuce : Conseil et planning
5. Démarches déménagement : consultation des fournisseurs
Au cours de ce processus de préparation du transfert d’entreprise et quelle que soit l’ampleur de votre projet, il va vous falloir contacter des prestataires : promoteurs, artisans, déménageurs, équipementiers, prestataires de services, etc…
Le manque de temps et le respect des délais vont régulièrement vous incitez à faire au plus rapide. Ce sera au détriment de la maitrise de vos coûts et donc du budget, en final.
Nous vous proposons en quelques clics de faire toutes vos demandes et en une seule fois, pour recevoir trois devis de chaque prestation demandé. Nous fixerons ensemble les dates de lancement des consultations, en fonction de votre planning et vous pourrez choisir en toute connaissance de cause !
Astuce : Devis personnalisé en direct
6. Démarches déménagement : mise en œuvre
Le plan d’implantation est figé et validé par les équipes depuis quelques temps. Les prestataires retenus sont dans les starting blocks et attendent le “top départ”. Vous vérifiez et ajustez votre planning avec des rappels des actions à effectuer, il ne reste plus qu’à dérouler.
Voilà, tout est préparé et la mise en œuvre du projet est lancée.
Démarches déménagement – Certains ajustements sont nécessaires, il y a des imprévus, mais toute votre préparation vous permet de les anticiper et de les gérer au mieux.
Tout s’est bien passé, de façon quasiment transparente pour les clients. Vos collaborateurs se sont appropriés leur nouvel environnement. Toute la démarche de préparation vous a aidé à conduire ce changement d’implantation et d’organisation.
Vous pouvez communiquer sur votre déménagement auprès de vos partenaires, de vos clients, de vos fournisseurs, en mettant en avant la réussite et la maitrise d’un tel projet par votre entreprise !
Pour être accompagné obtenir rapidement vos réponses : www.adici.fr