Aménagement, déménagement d'entreprise

Avant de vous lancer dans la recherche d’une location

1. Location de bureaux : Évaluez la surface dont vous avez besoin

Raisonnez en fourchette de surface, car il arrive fréquemment qu’un bureau moyen paraisse plus grand. Il est plus exploitable qu’un bureau plus grand mal agencé. Pour ce calcul, partez sur une base de 15 m² par personne : c’est une moyenne suffisante. Cette mesure prend en compte les surfaces de circulation, les sanitaires et les locaux techniques non directement utilisables pour l’installation de vos collaborateurs. Pour en savoir plus rendez-vous sur notre article : quel espace pour vos bureaux ?
Attention : certains propriétaires annoncent une surface comprenant déjà la quote-part partie commune. La surface réelle sera donc inférieure à la surface indiquée.

2. Location de bureaux : Évaluez vos besoins électriques

L’objectif est d’identifier vos besoins afin de savoir lors de vos visites si le câblage existant est en adéquation avec vos besoins. Pour cela, sachez qu’il existe 4 types d’infrastructures de câblage,  :

• Le câblage courant fort : en général en 220 V, le câblage courant fort est prévu pour alimenter l’éclairage et les appareils.

• Le câblage courant fort sous onduleur : le plus souvent, l’alimentation des ordinateurs est séparée de l’alimentation normale pour protéger les disques durs et les pertes de données consécutivement à une panne de courant ou aux microcoupures.
• Le câblage informatique : aujourd’hui, le câblage informatique est réalisé suivant la norme définissant les catégories de câblage 5, 6 ou 7. Ils permettent toutes les transmissions de données à des vitesses de 100 Mb (cent mégas bits) à 1000 Mb (1 Giga).
• Le câblage téléphonique : il est généralement de même type que le câblage informatique.

Attention : faites faire un devis par des professionnels pour avoir une estimation précise en terme de besoin. Vous éviterez les erreurs et vous pourrez faire un choix judicieux pour vos locaux lors de la location de bureaux.

3. Location de bureaux : Réfléchissez sur le lieu géographique de votre implantation

Le choix se fera en fonction de 6 critères :

• La disponibilité : il est nécessaire de connaître votre date d’emménagement souhaitée et donc de bien connaître les modalités de résiliation de votre bail en cours.
• Le coût de location de bureaux : il comprend le loyer, les charges et les différentes taxes.
  Il s’agit ici d’identifier vos contraintes : quel est le coût à ne pas dépasser ? Quels éléments considérez-vous comme indispensables ? Fixez-vous une fourchette que vous pourrez faire évoluer en la confrontant au marché. Une bonne décision est toujours un équilibre entre le coût et les autres critères.
• L’accessibilité : Il faut prendre en compte les besoins d’accessibilité des collaborateurs, mais aussi éventuellement des clients ou fournisseurs (arrêt de bus, parking, gare, aéroport, …). Retrouvez plus d’info sur notre article sur les Transports.
• L’image : vos choix (localisation en centre ville ou en périphérie, dans un immeuble indépendant ou partagé, effacé ou affiché, à l’architecture discrète ou affirmée…) dépendent de l’image que vous souhaitez donner de votre entreprise. Ils dépendent également de la fréquence de réception de clients, selon le type de services implantés dans ces nouveaux locaux ( pour les entreprises multi-sites).
• L’environnement économique : il doit être propice au développement de l’entreprise selon le type d’activité. Un potentiel de main d’œuvre, de clients, de fournisseurs ou de concurrents proches en volume et en qualité facilitent le dynamisme de la société. Un tissu industriel et commercial est toujours intéressant par les échanges et les collaborations qu’il est susceptible d’instaurer (technopole, quartiers financiers et High Tech…).
• L’existence de services spécifiques : l’équipement de la zone est aussi important (possibilités offertes à l’entreprise dans les domaines des télécommunications, des puissances électriques disponibles pour les activités de production, des services annexes tels que restaurants inter-entreprises pour les collaborateurs ou encore parkings pour la direction ou pour l’ensemble du personnel).

Location de bureaux – Pendant la visite de locaux

Renseignez-vous sur ces thèmes :

• Le prix de location de bureaux,
• Le montant des charges locatives,
• Le contenu des charges locatives,
• Les éléments à la charge du bailleur,
• Les éléments à la charge du locataire,
• Les aménagements à réaliser : en estimer le budget,
• Le montant de la taxe sur les bureaux,
• Le montant de l’impôt foncier,
• Le montant des frais de rédactions d’actes (certains propriétaires font payer des frais de rédactions),
• L’existence de câblages.

Location de bureaux – Après la visite de locaux

• Établissez une présélection des locaux visités en fonction de vos besoins préalablement établis,
• Revisitez ceux qui vous paraissent les plus adéquats,
• Faites-vous accompagner par d’autres membres de votre équipe lors de ces visites pour opposer les points de vue.

Vous voilà bien armé pour choisir en toute connaissance de cause la location idéale pour accueillir vos bureaux.