Badgeuse en entreprise

Badgeuse en entreprise pour le contrôle d'accès
Badgeuse en entreprise pour le contrôle d’accès

A la fois utilisée pour la sécurité, la restriction d’accès ou encore la gestion du temps de travail des salariés, la badgeuse en entreprise peut assurer plusieurs fonctions. 

Quelques grandeurs :

  • Durée de vie des badges : Entre 10 et 15 ans
  • Durée de vie de la batterie entre 1 et 5 ans
  • Fixation à une hauteur comprise entre 0,90 m et 1,30 m

Badgeuse en entreprise : les différents usages possibles 

Pourquoi s’équiper d’une badgeuse ?

La mise en place d’une badgeuse en entreprise peut assurer plusieurs fonctions dans la société.

Elle peut servir à :

  • sécuriser les locaux
  • limiter l’accès de certains sites à certains salariés et à certains horaires*
  • contrôler le temps de présence des salariés dans l’entreprise

L’employeur étant responsable par obligation légale de la protection de ses salariés ainsi que du décompte du nombre de leurs heures passées à travailler. S’équiper d’un tel dispositif peut être un moyen idéal pour répondre à cette exigence et rendre des comptes à l’Etat.

 (* sans altérer les règles de libre circulation des représentants du personnel qui doivent avoir accès à toutes les pièces et locaux de l’entreprise dans le cadre de leur mandat, saufs certaines exceptions et seulement pour des raisons de sécurité, confidentialité ou d’hygiène)

 

Choix techniques

Lorsque qu’elle est utilisée pour mesurer le temps de travail, la badgeuse en entreprise doit comporter 3 éléments :

  • les badges,
  • le terminal
  • un logiciel de gestion du temps.

Seuls les badges et le terminal sont nécessaires lorsque le dispositif est simplement utilisé pour contrôler les entrées dans la société.  

 

Les badges

  • Disponibles en format carte ou porte clé, les badges sont composés d’une puce RFID (Radio Frequency IDentification).
  • La puce permet d’associer, à un salarié, des données comme par exemple : les heures effectuées et restantes.
  • Pour les modèles les plus récents, un smartphone peut remplacer les badges et les cartes.
  • Leur durée de vie varie entre 10 et 15 ans.
Badge accès contrôlé : badgeuse en entreprise
Badge accès contrôlé : badgeuse en entreprise

 

Le terminal

  • C’est le support électronique généralement fixé sur un mur. Il est positionné au niveau des accès, que l’employeur envisage de contrôler (entrées/sorties, salle de pause, vestiaires, accès parking).
  • Il peut être avec ou sans écran.
  • Au contact d’un badge il peut permettre une ouverture de portes ou de portails à travers un système de gâche ou une serrure électrique.
  • Il peut également afficher différentes informations comme la date, l’heure, le nom du propriétaire du badge, …
  • Les terminaux des badgeuses en entreprise peuvent être autonomes (ils fonctionnent avec des piles ou des batteries d’une durée de vie généralement comprise entre 1 et 5 ans) ou posséder une alimentation électrique filaire, raccordée au secteur (alimentation : 220 volts).
  • La récupération des données peut se faire à l’aide d’une clé USB ou d’une carte SD, selon le support disponible sur l’appareil. Sur certains, le transfert peut se faire directement par liaison informatique grâce au réseau internet ou Wifi.
  • Certains modèles ne sont pas extensibles, c’est à dire qu’il n’est pas possible d’ajouter de nouveaux badges au système.
Terminal de badgeuse en entreprise
Terminal de badgeuse en entreprise

Le logiciel

  • Souvent payant, (une centaine d’euros par an), il est souvent proposé dans un pack avec l’ensemble des éléments cités au dessus.
  • Il est possible de traiter les données sur ordinateurs, et pour les modèles les plus récents, de connecter sa badgeuse à son Smartphone ou à sa tablette.

 

La badgeuse biométriques en entreprise

  •  Il existe des badgeuses biométriques qui ne fonctionnent, ni avec des badges, ni avec des cartes, mais, grâce à une technologie de reconnaissance physique.
  • Elle permet d’identifier les personnes grâces aux empreintes digitales, par reconnaissance faciale ou d’iris.
  • Depuis 2012, cette dernière est interdite pour le contrôle des horaires. Elle est seulement autorisée pour le contrôle des accès aux zones restreintes. (Délibération de la CNIL n°2012-322)
  • La mise en place d’une badgeuse biométrique doit être autorisée par la CNIL.
  • L’employeur doit ainsi communiquer son projet auprès de cet organisme. Il envoie un formulaire en justifiant sa mise en œuvre par un impératif de sécurité ou de contrôle de certains accès.
  • Avant d’être installé, ce système devra également faire l’objet d’une consultation auprès des représentants du personnel et communiqué aux salariés.

 

Comment l’installer ?

  • Le terminal peut être fixé en saillie sur un mur à l’aide d’un support fourni avec l’appareil.
  • Vis et chevilles sont généralement nécessaires pour accrocher le support.
  • Il est conseillé de le fixer à une hauteur comprise entre 90 centimètres et 1,3 mètres du sol.
  • Si la badgeuse est dite connectée, il faudra intégrer, dans le processus d’installation, la liaison entre le logiciel et la badgeuse.
  • Il faudra aussi s’assurer qu’une clé USB (ou carte SD) puisse être insérée dans le terminal pour la récupération de données.

 

Qui peut installer ?

  • L’installation peut être proposée par des sociétés spécialisées dans la vente de badgeuse, et réalisée par électricien si elle nécessite un raccordement électrique.
  • L’installation de certaines badgeuses (autonomes ou semi-autonomes) sont à la portée de tous.

    badgeuse en entreprise : contrôle d'accès
    badgeuse en entreprise : contrôle d’accès

Réglementation liée :

  • La mise en place d’une badgeuse doit être au préalable communiquée à la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) dans le cas où des données nominatives sont recueillies.
  • Cette procédure est simple puisqu’il suffit de remplir un formulaire et de leur faire parvenir par mail, courrier ou dépôt dans leurs locaux.
  • Si un CIL (Correspondant Informatique et Libertés) a été mis en place dans l’entreprise, aucune déclaration auprès du CNIL n’est exigée.

Sa désignation se fait par l’entreprise. 

Il suffit juste de remplir un formulaire et l’envoyer au CNIL par internet, voie postale ou directement dans les locaux.

Lorsque moins de 50 personnes sont chargées du traitement des données et ont droit de visionner les images du dispositif de vidéosurveillance, le CIL peut être n’importe qui, salarié ou non de l’entreprise tant qu’ il est reconnu compétent par la CNIL.

Il peut par exemple être un employé d’une autre entité (société du groupe, association), ou même un professionnel indépendant : avocat, expert comptable, consultant).

Lorsque plus de 50 salariés sont responsables de ces missions, il doit être un employé de l’entreprise, il ne peut s’agir d’un professionnel indépendant (sauf personnes mandatées, …)

Dans les deux cas cette personne doit juste être considérée comme qualifiée et compétente selon les exigences du CNIL.(il n’existe pas de formation particulière, juste des ateliers proposés par cet organisme).  

  • Les informations ne peuvent être visualisées collectées et traitées que par des personnes habilitées.
  • Chaque collaborateur peut être habilité à consulter les données personnelles liées à la badgeuse. leur identité doit simplement être précisée dans la déclaration de conformité du système exigée par la CNIL, ou indiquer dans le registre du CIL. (Si celle ci est réalisée par un organisme privé, cela doit être signalé). Tout changement ou addition de personnes doit être communiqué à ces organismes.
  • Les données liées à l’accès des locaux, de sites ou de pièces ne doivent pas être conservées pendant plus de 3 mois tandis que celles liées au contrôle du temps de présence durant plus de 5 ans.
  • Les représentants du personnel doivent être sollicités ou tout du moins mis au courant de la mise place de ce dispositif (Chaque employé doit également en être informé).
  • Depuis 2012, les badgeuses à reconnaissance biométrique sont interdites pour le contrôle des horaires et seulement autorisées pour le contrôle des accès aux zones restreintes.

 

Mise en œuvre

A prévoir avant

Branchement aux réseaux énergie et fluides

  • Certains terminaux nécessitent une alimentation électrique.
  • Assurez-vous de disposer d’une prise secteur à proximité du lieu d’implantation (220 volts).
  • Un transformateur 220V-12V est nécessaire pour le dispositif.
  • D’autres sont autonomes fonctionnant avec piles ou batteries (autonomie 1 à 5 ans).
  • Des modèles moins récents peuvent fonctionner grâce à une batterie rechargeable (autonomie de 4 à 24h).
  • Pour les badgeuses connectées, une connexion au réseau internet et ou une borne WIFI sont nécessaires.

Implantation

  • Les lieux d’implantation vont dépendre de l’utilisation que vous allez faire de votre badgeuse.
  • Si elle est utilisée en tant que dispositif de sécurité, alors elle devra être placée au niveau des entrées de l’entreprise (locaux, parking).
  • Si elle est employée pour limiter l’entrée à certains sites ou zones, alors elle devra se situer au niveau des voies permettant d’accéder à ce lieu.
  • Et enfin, si elle est utilisée pour contrôler le temps de présence des salariés, l’employeur est libre de placer où il le souhaite des pointeuses, badgeuses. (entrées/sorties, les différents services, postes de travail,…)

Choix technique

  • S’il est implanté sur un mur, le terminal doit pouvoir être fixé à 1.4 ou 1.5 mètres du sol.
  • La taille des terminaux varie,
  • Il est donc important de mesurer la place disponible au niveau du lieu d’implantation souhaité et choisir un dispositif ayant un terminal correspondant à ces dimensions.
  • S’assurer qu’il est possible d’ajouter des badges au système car il n’est pas possible de le faire pour certains des appareils.
  • Il faut également vous assurer que le dispositif dispose d’une batterie de secours en cas de panne de courant (autonomie comprise entre (4h et 12h).

Déclaration préalable

  • Déclarer auprès du CNIL à travers un formulaire, de la mise en place d’une badgeuse dans le cas ou celle ci relève des informations personnelles sur les collaborateurs (et préciser l’identité des personnes ayant accès aux informations) ou avoir recours au CIL qui doit collecter ces informations dans son registre.
  • Il est également obligatoire de prévenir ou de consulter les représentants du personnel avant l’installation de l’appareil.
  • Outre la législation qui impose d’informer les salariés, ce dispositif est souvent mal vu. Une bonne communication sur le projet ainsi que sur sa finalité avant sa mise en route est donc importante.

A prendre en compte pendant la mise en œuvre

Travaux préalables

  • Certains terminaux nécessitent une alimentation électrique (220 volts).
  • Il est donc possible que quelques travaux soient nécessaires pour relier l’appareil à l’alimentation comme implanter des câbles dans des murs.

Essais et conformité

Essayer le dispositif :

  • Vérifier que le terminal reconnaisse bien les badges, cartes ou caractéristiques physiques (pour les badgeuses biométriques).
  • S’assurer que cette reconnaissance entraine une ouverture (de portes, barrières,)
  • Contrôler la mise en relation entre un éventuel logiciel et le terminal.
  • Former les salariés à l’utilisation du dispositif.
  • Prendre connaissance de la réaction du système lors d’une panne électrique, dans ce cas, certains appareils vont verrouiller les accès auxquels ils sont reliés avec une gâche électrique, d’autres vont au contraire les déverrouiller tandis que certains appareils sont équipés d’une batterie de secours prenant automatiquement le relai de l’alimentation électrique. Le problème est que l’autonomie de ces batteries est relativement faible (1h à 4h d’autonomie)

Continuité de service : 

  • Les salariés ou les personnes responsables du logiciel peuvent être formés à l’utilisation de ce dispositif.
  • Cette formation peut être réalisée par des prestataires spécialistes dans la vente de badgeuse.

Qui peut installer :

  • Le service d’installation peut être proposé par des sociétés spécialisées dans la vente de badgeuse, et réalisé par un électricien si elle nécessite un raccordement électrique.
  • L’installation de certaines badgeuses est à la portée de tous.

 

A planifier après la mise en place

Test d’une badgeuse en entreprise

  • Si la badgeuse en entreprise est utilisée dans un soucis de contrôle de gestion du temps, il est recommandé de tester la véracité des données transférées du terminal jusqu’au logiciel ou application mobile en effectuant des tests.
  • Ils doivent être réalisés par les personnes responsables de la collecte des informations au moins une fois par mois. 

Conformité 

  • Si de nouvelles personnes ont accès aux données de la badgeuse, il faut impérativement les communiquer au CIL ou à la CNIL.

Améliorations complémentaires

  • Il n’est pas impossible qu’un salarié puisse « badger » pour un autre, ni que le badge puisse être dérobé par une personne extérieure à l’entreprise.
  • Il peut donc être utile d’équiper le dispositif d’un interphone ou d’une d’une caméra par exemple.

(VOIR ARTICLES BLOGS)

Maintenance et entretien de badgeuse en entreprise

  • Nettoyer les badges et le terminal avec un chiffon doux au moins une fois par mois, l’excès de poussière pourrait perturber la reconnaissance entre le terminal et les badges.
  • Si des données sont collectées à travers une connectique USB ou SD, Vérifier que la capacité de stockage est encore suffisante (Elle peut stocker entre 20 000 et 300 000 pointages selon les modèles).
  • S’assurer de l’état de la batterie ou des piles pour les appareils autonomes (autonomie de 1 à 5 ans).
  • Des visites de maintenance peuvent être effectuées par des sociétés spécialistes dans la vente de badgeuse. Il est recommandé de faire appel à eux au moins une fois par an.

 

Prix moyen pour ….

  • Achat : informations à venir
  • Location : informations à venir
  • Maintenance et entretien : informations à venir
  • Les principaux fabricants, fournisseurs, prestataires : informations à venir

 

Pour un déménagement d’entreprise ou une réimplantation d’entreprise :

  • A prendre en compte pour un projet de déménagement ou d’aménagement d’entreprise dans la mise place de badgeuse en entreprise :
  • Si des raccordements électriques avec câblages dans les murs sont nécessaires , faire appel à un électricien pour le démontage/remontage.
  • S’assurer de la proximité d’une source d’alimentation électrique au niveau des lieux d’implantation pour les dispositif nécessitant cette source d’énergie (220 volts)
  • Prévoir la place nécessaire correspondant aux dimensions du terminal sur un mur par exemple.

 

Grandeurs liées à la badgeuse en entreprise

  • Durée de vie des badges : Entre 10 et 15 ans
  • Durée de vie de la batterie des terminaux autonomes entre 1 et 5 ans .
  • Fixation au mur conseillée à une hauteur d’environ 1.4 1.5 mètres.
  • Les dispositifs utilisés dans la gestion du temps peuvent stocker entre
  • 20 000 et 300 000 transactions selon les modèles et données collectées
  • Les logiciels de gestion du temps de travail ont un coût d’environ 100 euros par an.

 

Liens avec d’autres thèmes ou d’autres articles du site :

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