Gestion des risques liés à un projet déménagement d’entreprise

Nous avons pu identifier les risques liés à un déménagement d’entreprise dans notre article sur le sujet. Il est temps de comprendre comment diminuer ces risques !

Peu importe l’intérêt intrinsèque du changement, ce qui va faire la différence entre un déménagement raté et un déménagement réussi, c’est la manière dont il est vécu sur le plan humain, et ce, dès le début du projet.

Gestion des risques projet : impliquer tout le monde

Grâce à l’implication forte de la DRH et de la direction générale, la conduite humaine du changement doit être envisagée en amont du changement, et non uniquement en aval pour limiter les risques ou la casse. Il est nécessaire d’impliquer l’ensemble des lignes managériales dans cet accompagnement, en mettant un accent particulier sur l’exemplarité des dirigeants. Il ne faut pas que les DRH ou les managers de proximité soient les seuls responsables de l’accompagnement humain du changement, comme c’est trop souvent le cas, mais que tout le monde s’implique dans un élan collectif.

Plus les dirigeants seront impliqués dans l’accompagnement du changement, plus les collaborateurs auront le sentiment que leurs contraintes sont prises en compte et qu’ils sont reconnus.

Il est dangereux que seuls les dirigeants ou les actionnaires décident de ce qui doit changer pour ensuite imposer les changements à leurs équipes. Il est plus efficace, que les décisions soient co-construites avant les prises de décisions. Plus une décision de changement est prise collectivement, plus l’accompagnement de sa mise en œuvre sera aisé. Trop souvent, les changements sont décidés, puis on en régule tant bien que mal les effets négatifs sur l’humain.

Gestion des risques projets : utiliser des outils d’évaluation du changement

Les dirigeants doivent pouvoir démontrer à leurs actionnaires, et se convaincre parfois eux-mêmes, qu’une performance financière à court terme, nuit parfois, à moyen terme, à la santé et à l’efficacité des collaborateurs.

Pour cela, il leurs faudra des outils d’objectivation que la DRH pourra leur fournir. A côté des questionnaires “maison”, ceux, nombreux, qui sont validés scientifiquement par les universités en Europe et dans le monde, restent trop peu souvent utilisés en entreprise.

Notons, parmi ceux-ci, “l’analyse d’impact” utilisant des techniques d’audit pour évaluer le coût humain prévisible de décisions de changements.

Les DRH auront alors toute légitimité pour que ces sujets ne soient pas uniquement des sujets R.H., mais plus largement que la Direction Générale elle-même y soit impliquée.

Gestion des risques projet : écouter ses collaborateurs

En période mouvementée de changement, la tentation est d’empêcher la contestation, pour maintenir le cap, comme si un désaccord non exprimé était moins dangereux qu’un désaccord exprimé. Cette attitude repose souvent, autant sur la crainte d’une contagion, que sur le malaise du manager devant faire face, de manière empathique ou convaincante, à un désaccord.

Pourtant, il est souhaitable que l’expression de ces désaccords soit encouragée afin d’être entendue et traitée au mieux. Or, exprimer un désaccord et le formuler de manière constructive ne peut se décréter, mais plutôt se susciter. Il est alors important d’inciter les collaborateurs à exprimer leurs réticences.

Cette attention particulière aux désaccords et à leur traitement pourrait ainsi être reproduite dans l’ensemble de l’organisation. Un désaccord exprimé et traité aura bien plus d’impact dans la conduite du changement qu’une recherche d’adhésion purgée de toute contradiction.

Gestion des risques projet : prendre du recul

Pendant un projet de déménagement, le plus difficile est souvent de gérer l’activité normale de l’entreprise en même temps que son évolution.

Dans ces périodes d’intense charge de travail, rien n’invite à la prise de recul, à l’anticipation ou à l’observation. L’accent est plutôt mis sur la vitesse de réaction aux événements ou la capacité à absorber une surcharge de travail.

Les dirigeants gagneraient à intégrer des temps de prise de recul par rapport à ce quotidien, particulièrement dans ces moments où l’accent est mis sur l’action :

–       Prendre le temps de la rencontre avec les salariés afin de capter les signaux faibles de leur adhésion, réticences, difficultés dans la période actuelle.

–       Prendre le temps d’une réflexion plus solitaire et introspective sur le pilotage à moyen terme de l’entreprise, et sur son propre vécu par rapport au changement. La manière dont le dirigeant vit lui-même le changement doit être étudiée et régulée car, qu’elle soit positive ou plus mitigée, elle aura une influence, éventuellement à son insu, sur ses propos et actions.

Ce travail de prise de recul peut difficilement se faire seul. Le DRH est particulièrement bien placé pour trouver l’interlocuteur adéquat, ou endosser lui-même ce rôle d’accompagnement.

En résumé pour la gestion des risques projet :

Un déménagement mal accompagné résulte le plus souvent en risques psychosociaux ou en dégradation de la qualité de vie au travail, menant à des pertes de productivité.

Voici quelques-unes des bonnes pratiques pour un déménagement réussi :

–       Réaliser une analyse d’impact des changements permettant d’en objectiver le coût humain, afin qu’il soit estimable en coût financier. (notre module “budget” vous permet de le faire).

–       Écouter les collaborateurs pour qu’ils aient le sentiment que les problématiques et les enjeux soient pris en compte.

–       S’impliquer dans la communication sur le sens des changements.

–       Prendre du recul sur le projet pour être attentif à l’évolution des comportements.

Sources : dossier “transformer sans casser”